Digitale Registrierkasse – Der Komplett-Guide zur digitalen Kassenlösung

Eine digitale Registrierkasse muss in deinem Unternehmen verschiedene Aufgaben übernehmen können, um dir wirklich Arbeit abnehmen zu können. Aber was macht eine digitale Registrierkasse nun zum unverzichtbaren Begleiter?

In diesem Artikel zeigen wir dir unter anderem, was eine digitale Registrierkasse ist, wie du von einer online Registrierkasse profitieren kannst und wie dir eine digitale Kasse jede Menge Arbeit abnehmen kann.

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Unser Tipp: Wir verraten dir in unserem Beitrag außerdem sehr detailliert, wie du dein Handy, dein Tablet oder deinen PC in eine digitale Registrierkasse verwandeln kannst.

Was ist eine digitale Registrierkasse?

Kassensysteme gibt es wie Sand am Meer. Um dir den Überblick etwas zu vereinfachen, unterteilen wir die Systeme nachfolgend in die Kategorien “klassisch” und “digital”.

Wir machen einen kleinen Ausflug in das Jahr 1879: Die klassische Registrierkasse wurde von James Ritty, einem Tabak- und Spirituosenhändler aus Dayton, Ohio (USA) erfunden. Der Grund für die clevere Erfindung? Ritty ärgerte sich regelmäßig darüber, dass Geld in seiner Kasse fehlte. Daher setzte er sich mit seinem Bruder zusammen und konzipierte eine Kasse, deren Geldschublade sich nur dann öffnete, wenn der bedienende Mitarbeiter zuvor den Verkauf einer Ware eingab. Das Ergebnis: Durch diese Erfindung konnte Ritty die Umsätze in seinem Laden besser kontrollieren.

Im 21. Jahrhundert gehören digitale Registrierkassen zum Standard. Das Prinzip ist zwar das gleiche – moderne Kassensysteme kommen heutzutage aber natürlich mit weit mehr Funktionen daher.

Eine digitale Registrierkasse hilft dir vor allem bei den folgenden Punkten:

  • Erleichterung des Zahlungsverkehrs
  • Aufbau und Verstärkung von Kundenbeziehungen
  • Effizienzsteigerung deines Unternehmens

Wo liegt der Unterschied zwischen klassischer und digitaler Registrierkasse?

In der nachfolgenden Tabelle vergleichen wir die klassische Registrierkasse mit der digitalen Registrierkasse.

Eigenschaften Klassische Registrierkasse

  • Simple Bedienung
  • Umgang schnell erlernbar durch Personal
  • Kaum Wartungsbedarf, da keine Software vorhanden ist

Eigenschaften Digitale Registrierkasse

  • Benutzerfreundliches Interface
  • Umfangreiche Funktionen (gehen i. d. R. weit über das Abkassieren hinaus)
  • Rechtssichere Archivierung der Daten
  • Synchronisationsfunktion (Preise, Termine, Warenbestände)
  • Hohe Sicherheitsstandards
  • Lückenlose Erfassung der täglichen Umsätze (Kartenzahlung sowie Barzahlung)
  • Einfache Installation

Du siehst: Der Kassenmarkt hat sich über die Jahre stetig weiterentwickelt. Moderne Kassensysteme kommen nicht mehr als großer grauer Block daher, sondern passen sich meistens ideal in die Einrichtung des Geschäfts ein. Zudem kannst du die digitale Registrierkasse nicht nur mit dem PC, sondern auch mit deinem Handy oder Tablet bedienen.

Es liegt auf der Hand, dass digitale Kassen einen großen Mehrwert für Unternehmen darstellen, da sie neben der Zahlungsabwicklung auch etliche andere Arbeitsschritte digitalisiert übernehmen können. In welchen Branchen digitale Registrierkassen zur Anwendung kommen, erfährst du im nächsten Abschnitt.

In welchen Branchen werden digitale Registrierkassen eingesetzt?

Wer ein gesundes Unternehmen betreiben möchte, muss abkassieren. Ob du nun Waren oder Dienstleistungen verkaufst – am Ende steht der Zahlungsprozess. Digitale Registrierkassen passen sich heutzutage glücklicherweise individuell an die verschiedenen Branchen an. Du kannst dir also genau die Funktionen für dein Unternehmen zu nutzen machen, die du brauchst.

Hier eine kleine Übersicht zu den Einsatzmöglichkeiten in den verschiedenen Branchen:

Einzelhandel

Du betreibst eine kleine Boutique oder vertreibst frische Backwaren in deiner Stadt? Eine digitale Registrierkasse kann hier verschiedene Funktionen für dich übernehmen. Zum Beispiel kannst du deine Kasse in ein funktionsfähiges Warenwirtschaftssystem verwandeln oder deine gesamte Finanzbuchhaltung problemlos abwickeln – alles mit einem Gerät.

Gastronomie

In der Gastronomie sind digitale Kassen nicht nur für die Dokumentation der Verkäufe zuständig, sondern dienen auch als Bestell- oder Informationsysteme. So können Mitarbeiter eines Restaurants ganz bequem mit dem Tablet am Tisch abkassieren und Bons drucken. Auch die Reservierung von Tischen kann mobil erfolgen.

(Mobile) Dienstleistungen

Wer einen Friseur oder Beauty-Salon betreibt, weiß genau: Das Geschäft beruht auf Terminen. Zeitmanagement ist da eine immens wichtige Komponente. Was also, wenn die digitale Registrierkasse das für dich übernehmen könnte? Moderne Kassensysteme bieten dir die Möglichkeit, Online-Terminreservierungen anzubieten. Auch die Erstellung von Gutscheinen zur Verbesserung deiner Kundenbeziehungen wird durch innovative Kassensysteme ermöglicht.

Du fragst dich, ob eine digitale Registrierkasse für dich in Frage kommt? Grundlegend können wir dir den Tipp geben: Der Schritt in die digitale Welt ist immer empfehlenswert. Warum?

Nun, hierfür gibt es 2 Hauptgründe:

Digital aufbereitete Daten sind in der heutigen Zeit Gold wert: Wer seine Kunden kennt und genau weiß, wie die Tagesumsätze aussehen, ist seiner Konkurrenz um Längen voraus und hat daher einen wichtigen Wettbewerbsvorteil.

Hohe Benutzerfreundlichkeit führt zu mehr Effizienz: Da moderne Kassensysteme dahingehend optimiert wurden, für den User so intuitiv wie möglich zu sein, erfordert eine neue digitale Registrierkasse kaum Einarbeitungszeit.

Wenn dich all diese Informationen erschlagen, haben wir eine gute Nachricht für dich: Wir gehen in den folgenden Abschnitten genauer darauf ein, wie du die ideale digitale Kasse für dein Unternehmen findest.

Wie finde ich eine passende digitale Registrierkasse für mein Unternehmen?

Nachdem wir geklärt haben, für welche Branchen sich eine digitale Registrierkasse lohnt, gehen wir in diesem Abschnitt darauf ein, wie du das passende Kassensystem für dein Unternehmen findest.

Wir möchten dir hierzu 3 wichtige Fragen an die Hand geben, mit denen du identifizieren kannst, welche Funktionen dein zukünftiges Kassensystem haben soll.

1 Wie kann ich den Service beim Abkassieren für meine Kunden verbessern?
2 Welche Aufgaben halten mich im Tagesgeschäft unnötig auf?
3 Arbeite ich in meinem Unternehmen mit Terminen oder Reservierungen?

Durch diese 3 Fragen definierst du den minimalen Funktionsumfang deines zukünftigen Kassensystems. Was das bringt? Nun, durch diese Technik kannst du die Auswahl an Angeboten auf ein Minimum reduzieren und die für dich passendsten Kassensystemen näher unter die Lupe nehmen. Natürlich möchten wir dir zu den oben gestellten Fragen auch 3 Musterantworten liefern. Diese dienen zur Inspiration. So kannst du herausfinden, was heutzutage in der Welt der Kassen schon alles möglich ist.

1 Kundenbeziehung stärken:
Um eine erstklassige Kundenbeziehung aufzubauen solltest du großen Wert auf Empathie legen. Empathie? Beim Abkassieren? Ja, genau. Denn die Art und Weise, wie Kunden heutzutage bezahlen wird immer diverser. Es gibt etliche Möglichkeiten: Bargeld, EC-Karte, Kreditkarte, Apple-Pay , Google-Pay . Gib deinen Kunden bestenfalls die Möglichkeit aus all diesen Alternativen zu wählen. Das sorgt für einen unkomplizierten und schnellen Zahlungsverkehr und hinterlässt einen optimalen Eindruck. Ein zweiter wichtiger Faktor, den du durch den Mix aus Empathie und digitaler Registrierkasse adressieren kannst, ist Wertschätzung. Zeige deinen Kunden, dass du sie kennst. Dass du dich an sie erinnerst. Wie? Durch ein modernes Kassensystem kannst du innovatives Kundenmanagement betreiben und z. B. den Geburtstag erfassen. Wenn dein Kunde das nächste Mal in deinen Laden kommt, überreichst du ihm dann ein nachträgliches Geschenk in Form eines Gutscheins. Die Chancen sind hoch, dass dein Kunde überrascht von dieser netten Geste ist und es direkt Freunden und Bekannten erzählt. So geht Marketing!
2 Effizienz steigern:
Die meisten Menschen machen sich selbstständig oder gründen ein Unternehmen, weil sie ihre Leidenschaft frei ausleben und anderen Menschen helfen möchten. So möchten Friseure den perfekten Haarschnitt abliefern und Restaurantbesitzer ihren Kunden ein kulinarisches Erlebnis bieten. In der Realität gibt es aber einen bitteren Beigeschmack: auf Selbstständige und Unternehmer warten nämlich noch etliche Zusatzaufgaben, die bei der Gründung gar keine Rolle gespielt haben. Buchhaltung, Steuern, Gesetze, Verordnungen, Terminplanungen. Dinge, die nicht unbedingt Mehrwert stiften. Dinge, die Zeit verschlingen. Aber auch Dinge, die berücksichtigt werden müssen. Ein modernes Kassensystem hilft dir dabei, dein Tagesgeschäft effizienter zu bewältigen. Denn ein Großteil der oben aufgeführten “bitteren” Tätigkeiten, kannst du über eine digitale Registrierkasse abwickeln.
3 Clever Planen:
Durch gute Organisation und sorgfältige Planung kannst du deine Umsätze enorm steigern. Gerade in der Gastronomie profitierst du von einem durchdachten System, das dich bei deinen Reservierungen unterstützt. Wenn du dann noch flexible Umbuchen vornehmen kannst, sorgt das für einen großartigen Workflow, der dir einen wichtigen Wettbewerbsvorteil bringt.

Gibt es gesetzliche Regelungen zur digitalen Registrierkasse in Deutschland und Österreich?

Früher oder später wirst du mit Verordnungen, Gesetzen und Richtlinien konfrontiert. So auch in diesem Artikel. Wir schreiben aber nicht aus Spaß über die verschiedenen gesetzlichen Regelungen. Uns liegt es am Herzen, dass du dein Unternehmen aufgeklärt und souverän am Laufen halten kannst. Deswegen wollen wir dir einen kurzen Überblick zu den rechtlichen Rahmenbedingungen in Deutschland und Österreich geben.

Wie sieht es in Deutschland aus?

Wir starten mit einer Abkürzung, die ihrem Namen gerecht wird: GoBD. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff gelten in Deutschland in Verbindung mit §§ 145 ff AO bzw. § 238 HGB . Für dich ergibt sich daraus die Einzelaufzeichnungspflicht für jeden Barerlös. Die GoBD definieren den rechtlichen Rahmen für den Einsatz von (digitalen) Registrierkassen.

Die Kassensicherungsverordnung 2020: Was steckt dahinter?

Mit der KassenSichVO will der Bund sicherstellen, dass Kassensysteme durch eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. So soll die nachträgliche Veränderung oder Löschung von Umsätzen verhindert werden.

Du willst weiterführende Infos zur KassenSichVO oder zur TSE?

Um einen Überblick zu den steuerlichen Aspekten in Deutschland zu erhalten, kannst du die folgenden (offiziellen) Quellen nutzen:

Wie sieht es in Österreich aus?

Seit 01. Jänner 2016 sind Registrierkassen für Betriebe mit einem Gesamtumsatz von 15.000 € pro Jahr vorgeschrieben, falls mindestens 7.500 € in Bar anfallen. Die technischen Einzelheiten werden in der sogenannten Registrierkassensicherungsverordnung (RKSV) definiert. Diese Verordnung trat am 01.04.2017 in Kraft.

Nach dieser Verordnung müssen Belege mindestens die folgenden Daten enthalten:

  • Fortlaufende Belegnummer
  • Namen des Unternehmens
  • Datum der Belegausstellung
  • Menge sowie handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
  • Zahlungsbetrag
  • Kassenidentifikationsnummer (inkl. Uhrzeit, Betrag und Steuerbeträge)

Weitere Informationen zur RKSV kannst du hier finden:

  • RKSV (gesamte Rechtsvorschrift für Registrierkassensicherheitsverordnung, Fassung vom 03.07.2020)

Wie sicher ist eine digitale Kasse?

Digitale oder sogar Online Registrierkassen sind durch ihre hohen Sicherheitsstandards und integrierten Sicherheitsfunktionen grundsätzlich sehr sicher.

Aber wie sieht es mit der Datensicherheit im Zusammenhang mit der Gesetzeskonformität aus?

Da es in der Vergangenheit immer häufiger zu Datenmanipulationen an Registrierkassen gekommen ist, um so Steuerhinterziehung zu betreiben, wurden vom Staat verschiedene Vorkehrungen getroffen.

Moderne Registrierkassen sorgen für eine sichere Datenverwaltung und die gesetzeskonforme Datenspeicherung. Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Denn einerseits kannst du dir sicher sein, dass deine Geschäftsdaten sorgfältig verarbeitet und dokumentiert werden, sodass du und dein Steuerberater aussagekräftige Analysen erstellen könnt. Und andererseits hältst du dich automatisch an die gesetzlichen Auflagen und vermeidest Bußgelder in Höhe von bis zu 25.000 €.

Welche Vorteile bringt eine digitale Registrierkasse mit sich?

Du weißt jetzt, warum eine digitale Registrierkasse sinnvoll ist und welche gesetzlichen Vorgaben in Deutschland und Österreich gelten. Aber was sind nun die konkreten Vorteile einer digitalen Registrierkasse?

Digitale Registrierkasse von helloCash – Deine Vorteile auf einen Blick

Funktion

Vorteil

Vielseitige Zahlungsmöglichkeiten Du möchtest deinen Kunden die größtmögliche Vielfalt bieten? Mit dem modernen Kassensystem von helloCash ist das kein Problem.
Großartige Kundenverwaltung Sorge für ein reibungsloses Kundenmanagement und verbessere deine Kundenbeziehungen.
Individuelle Einstellungen Jedes Unternehmen hat seine Besonderheiten. Passe deine digitale Kasse genau an deine Bedürfnisse an.
Detaillierte und übersichtliche Auswertungen Sorge für Transparenz und mache dich und deinen Steuerberater mit übersichtlichen Analysen glücklich.
Innovative Gutscheinverwaltung Erstelle individuelle Gutscheine für deine besten Kunden und sorge für großartiges Marketing.
Plattformunabhängigkeit Deine Daten sind genau da, wo du sie haben möchtest – egal ob im Browser, an deinem PC, auf deinem Handy oder Tablet .
Einfache Warenwirtschaft/Inventur Sorge für eine effiziente Verwaltung deines Warenbestands und führe blitzschnell eine Inventur durch.
Mitarbeiter-Berechtigungssystem Entwickle ein cleveres Berechtigungssystem, sodass deine Mitarbeiter nur auf die Funktionen Zugriff haben, auf die sie auch wirklich zugreifen müssen.
Einfache Daten-Exporte Du möchtest deine Geschäftsdaten weiterverarbeiten? Mit helloCash sind Daten-Exporte ein Kinderspiel.

Was kostet eine digitale Registrierkasse?

Diese Frage ist relativ einfach zu beantworten. Alle Basisfunktionen unseres Kassensystems kannst du bereits in der Gratis-Version nutzen. Wenn du deine digitale Registrierkasse ganz individuell anpassen möchtest, belaufen sich die Kosten auf nur 10,90 € pro Monat.

Um dir die größtmöglichen Wahlmöglichkeiten zu geben, haben wir 4 geniale Preismodelle entwickelt. So kannst du dir nicht nur deinen Arbeitsalltag erleichtern sondern sorgst gleichzeitig für ein gesundes Wachstum deines Unternehmens.

Unsere Preise im Überblick

Gratis

(0 € pro Monat)

Nutze die Basisfunktionen und profitiere von der KassenSichVO-Konformität, einem individuellen Layout für Belege sowie individuell anpassbaren Steuersätzen.

Medium

(10,90 € pro Monat)

Nutze die helloCash App, erzeuge deinen Tagesabschluss bequem im PDF-Format oder lege individuelle Zahlungsarten an.

Premium

(14,90 € pro Monat)

Nutze die Gutscheinverwaltung, um deine Kundenbindung zu verstärken, erstelle einen erweiterten Monatsabschluss oder verwende das innovative Mitarbeiter-Berechtigungssystem.

Gastro

(14,90 € pro Monat)

Profitiere von der detaillierten Exportfunktion (z. B. als CSV-Datei), einer Tisch Übersicht, der Teilungsfunktion für Rechnungen und einem individuellen Bestellverlauf, mit dem du immens viel Zeit sparen kannst.

Du suchst nach einer stationären All-in-One-Kassenlösung und möchtest ungern Unmengen an Geld ausgeben? Wir haben die passende Lösung im Angebot. Schau jetzt in unserem Shop vorbei, um dich selbst von der helloCash All-in-One-Kassenlösung zu überzeugen!

Fazit

Moderne Kassensysteme erleichtern dir die Arbeitsabläufe und machen das Tagesgeschäft effizienter. Zudem kannst du mit deinem digitalen Helfer eine noch bessere Beziehung zu deinen Kunden aufbauen, indem du wichtige Daten zur richtigen Zeit parat hast. Außerdem kannst du digitale Registrierkassen problemlos mit deinem Tablet, Handy oder PC bedienen. Das macht die Arbeit noch flexibler und sorgt für reibungslose Arbeitsabläufe.